Tierschutz und Buchhaltung
Buchhaltung im Tierschutz

Das sollten Sie bei der Buchhaltung einer Tierschutzorganisation beachten

Die meisten Tierschutzorganisationen sind in Vereinen organisiert. Daher gilt für sie wie für andere Unternehmen auch eine lückenlose Buchhaltungspflicht. Sie müssen sowohl vor dem Gesetzgeber (Finanzamt) als auch vor den eigenen Mitgliedern Rechenschaft über ihre finanzielle Lage abgeben. Nur für gemeinnützige Organisationen, die kein wirtschaftliches Gewinninteresse haben, gelten Ausnahmeregelungen. Wir geben Ihnen einen Überblick, welche Regeln für Tierschutzorganisationen in den Bereichen Finanzbuchhaltung gelten.
 
Finanzbuchhaltung in der Tierschutzorganisation © shutterstock / Nataliya Kuznetsova
Für Tierschutzvereine gilt eine lückenlose Buchhaltungspflicht

Interne und externe Rechenschaftspflicht

Bei der Mitgliederversammlung muss der Vorstand die finanzielle Lage des Vereins vor seinen Mitgliedern offenlegen. Man spricht dabei von einer internen Rechenschaftspflicht. Meist geschieht dies im jährlichen Turnus. Dabei sind folgende Informationen relevant:

  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben sind detailliert zu listen. Sie können sich dabei an der Form einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) orientieren. Für Abschreibungen gelten die allgemeingültigen gesetzlichen Regelungen. Wenn Ihr Jahresumsatz einen Betrag von 600.000 Euro übersteigt oder wenn Sie mehr als 60.000 Euro pro Jahr Gewinn machen, verlangt das Finanzamt eine doppelte Buchführung (Aufteilung nach Soll und Haben).
  • Sämtliche Unterlagen und die zugehörigen Belege haben Sie sortiert aufzubewahren, da sowohl die Mitliederversammlung als auch das Finanzamt diese prüfen dürfen.
  • Mittels eines Bestandsverzeichnisses weisen Sie nach, welche Vermögenswerte der Verein besitzt (Fahrzeuge, Grundstücke, Bürogebäude, Rücklagen etc.).

Sobald Ihr Verein sieben oder mehr Mitglieder hat, müssen Sie ihn in das Vereinsregister eintragen und ihre Erträge sowie Ihr Vereinsvermögen dokumentieren. Das Finanzamt prüft anschließend, ob Sie Steuern und sonstige Abgaben zu entrichten haben (externe Rechenschaftspflicht). Ob Sie Gewinnabsichten verfolgen oder nicht, spielt dabei keine Rolle.

Für gemeinnützige Vereine geltende Sonderregeln

Ob eine Gemeinnützigkeit vorliegt oder nicht, ist im § 52 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Laut Absatz (2) Punkt 14 gehört der Tierschutz zur Förderung der Allgemeinheit. Damit ist Ihre Tierschutzorganisation von folgenden Steuern befreit:

  • Körperschaftssteuer
  • Gewerbesteuer
  • Umsatzsteuer – sofern der Jahresumsatz Ihres Vereins im letzten Kalenderjahr den Grenzbetrag von 17.500 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr unter 50.000 Euro bleiben wird.

Info: Trotzdem sind gemeinnützige Vereine, die keine Gewinnabsicht haben, dazu verpflichtet, im Rahmen der Mitgliederversammlung die Vereinsausgaben und –einnahmen offenzulegen. Verantwortlich dafür ist der Vorstand.

Im Namen einer gemeinnützigen Organisation dürfen Sie Spendenbescheinigungen ausstellen. Wenn Sie als Gläubiger allerdings eine Leistung empfangen, müssen Sie auf Nachfrage eine Quittung erstellen (s. § 368 des BGB). Der Spendengeber darf diese auch in elektronischer Form verlangen – z.B. wenn er diese bei seiner Steuer angeben und sie digital archivieren möchte. Um Quittungen schneller und einheitlich zu erstellen, ist es sinnvoll, eine Vorlage zu verwenden . Da erhaltene Mittel grundsätzlich zweckgebunden sind, sollten Sie stets den Verwendungsweck angeben.

Allerdings geht mit diesen steuerlichen Begünstigungen auch eine umfangreichere Aufzeichnungspflicht einher:

  • Die EÜR ist in folgende steuerlichen Bereiche aufzugliedern (laut des Kontenrahmens für Vereine – SKR 49):
    • Der ideelle Bereich
    • Der steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetrieb
    • Die Vermögensverwaltung
    • Der Zweckbetrieb

Weitere Informationen zu dieser Untergliederung finden Sie hier .

  • Alle Leistungen, die Ihr Verein erhält, sind zweckgebunden. Das betrifft Sachmittel ebenso wie die Arbeitszeit. Die Gehälter von Mitarbeitern müssen verhältnismäßig bleiben.
  • Sämtliche zugeflossenen Mittel sind zeitnah zu verwenden, also spätestens im dritten Kalenderjahr nach dem Erhalt. Dies ist ebenfalls von Ihnen zu dokumentieren.

Achtung: Die zuständige Finanzbehörde gibt Ihrem Verein den Status „Gemeinnützigkeit“ in der Regel vorerst auf drei Jahre befristet. Anschließend wird geprüft, ob Sie alle Mittel und Leistungen zweckkonform verwendet haben. Ist dies nicht der Fall, ist das Finanzamt dazu befähigt, Ihrem Verein die Gemeinnützigkeit abzusprechen.

Die Umsetzung in der Praxis

Ihre Finanzbuchhaltung sollten Sie am besten von Beginn an gut organisieren. Informieren Sie sich so früh wie möglich darüber, welche Gesetze auf Sie zutreffen und welchen steuerrechtlichen Pflichten Sie nachkommen müssen, wenn Sie einen gemeinnützigen Verein führen. Für alle buchhalterischen Unterlagen gelten bestimmte Gesetzesbestimmungen:

  • Sie müssen dauerhaft nachvollziehbar bleiben.
  • Sie dürfen nicht verändert werden.
  • Sie sollen elektronisch erfassbar sowie maschinell auswertbar sein.

Um sich an diese Vorgaben zu halten, genügt es aufgrund der GoBD nicht mehr, mit Word, Excel und einem Quittungsblock einfach alle Einnahmen und Ausgaben zu listen, da dabei nachträgliche Änderungen jederzeit möglich sind. Bei einer fehlerhaften Buchführung drohen hohe Strafen vom Finanzamt. Eine falsche Buchhaltung nachträglich zu überarbeiten, ist zudem enorm aufwendig.

Besser und unkomplizierter ist es, wenn Sie Ihre Finanzen mit einer Software managen. Denn mit einer solchen Anwendung lassen sich erstellte Dokumente dauerhaft archivieren. Ein Rechnungsprogramm bietet eine Reihe weiterer Vorteile , zum Beispiel behalten Sie den Überblick über die Zahlungseingänge und die Vorlagen sind stets gesetzeskonform. So haben Sie alle relevanten Daten in übersichtlicher Form parat und können sowohl Ihrer internen als auch Ihrer externen Rechenschaftspflicht nachkommen.

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